Sistem Informasi Manajemen - BAB I

Nama     : Eki Taupik
Jurusan  : Sistem Informasi Manajemen
Smester  : IV

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

BAB I

1.1       Konsep Dasar Sistem

            Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Pengertian lain dari system adalah seperangkat unsur-unsur dari manusia, alat, konsep dan prosedur untuk maksud dan tujuan yang sama.

1.1.1    Pengertian Subsistem

            Suatu sistem dapat didefinisikan sebagai suatu kesatuan yan terdiri dan dua atau lebih komponen atau subsistem yang berinteraksi yang terdiri dari dua kesatuan.

            Suatu sistem dapat terdiri dari bagian-bagian sistem atau subsistem. Sebagai contoh, sistem computer dapat terdiri dari subsistem  perangkat keras dan subsistem perangkat lunak. Masing – masing subsistem terdiri dari subsistem-subsistem yang lebih lagi atau terdiri dari komponen-komponen pendukung sistem itu sendiri. Subsistem – subsistem  yang dapat saling berinteraksi dan saling berhubungan membentuk suatu satu kesatuan sehingga tujuan dan sasaran dapat tercapai.

            Norman I. Enger dalam bukunya mengatakan bahwa subsistem adalah serangkaian kegiatan yang dapat ditentukan identitasnya yang berhubungan  dalam suatu sistem. Gordon B. Davis dalam bukunya mengatakan bahwa sistem terbagi atas beberapa factor atau unsure kedalam beberapa subsistem – subsistem. Batasan dan penghubung atau interface di dalam suatu sistem ditelaah secara cermat untuk menjamin bahwa hubungan antar subsistem didefinisikan secara jelas bahwa jumlah seluruh subsistem merupakan keseluruhan sistem.

1.1.2    Pengertian Sistem

            Setiap sistem pasti terdiri dari struktur dan proses. Struktur sistem merupakan unsure – unsure yang memberntuk sistem tersebut. Sedangkan proses sistem menjelaskan cara kerja setiap unsure sistem tersebut dalam mencapai tujuan sistem. Setiap sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar dan terdiri dari berbagai sistem yang lebih kecil yang disebut subsistem.

            Pendekatan sistem berusaha menjelaskan sesuatu yang dipandang dari sudut pandang sistem serta berusaha menemukan struktur unsure yang membentuk sistem tersebut. Dengan memahami struktur sistem dan proses sistem, seorang akan dapat menjelaskan mengapa tujuan sistem tidak tercapai.

1.1.3    Karakteristik Sistem

            Karakteristik sistem dapatlah digambarkan sebagai berikut :

1.   Komponen Sistem (Components) Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Jadi, dapat dibayangkan jika dalam suatu sistem ada subsistem yang tidak berjalan/berfungsi sebagaimana mestinya. Tentunya system tersebut tidak akan berjalan mulus atau mungkin juga sistem tersebut rusak sehingga dengan sendirinya tujuan sistem tersebut tidak tercapai.

2.   Batas Sistem (Boundary) Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu system dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu system menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

3.   Lingkungan Luar Sistem (Environments) Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan menggangu kelangsungan hidup dari sistem.

4.   Penghubung (Interface) Sistem Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke yang lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.

5.   Masukan (Input) Sistem Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam sistem komputer, program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.

6.   Keluaran (Output) Sistem Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supersistem. Misalnya untuk system komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan, sedang informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.

7.   Pengolah (Process) Sistem Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan-laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen.

8.   asaran (Objectives) atau Tujuan (Goal) Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidak mempnyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari system sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya. Perbedaan suatu sasaran (objectives) dan suatu tujuan (goal) adalah, goal biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran dalam ruang lingkup yang lebih sempit. Bila merupakan suatu sistem utama, seperti misalnya sistem bisnis perusahaan, maka istilah goal lebih tepat diterapkan. Untuk sistem akuntansi atau sistem-sistem lainnya yang merupakan bagian atau subsistem dari sistem bisnis, maka istilah objectives yang lebih tepat. Jadi tergantung dari ruang lingkup mana memandang sistem tersebut. Seringkali tujuan (goal) dan sasaran (objectives) digunakan bergantian dan tidak dibedakan.

1.1.4    Klasifikasi Sistem

            Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya sebagai berikut ini :

1.    Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract system) dan sistem fisik (physical system) Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik. Misalnya sistem komputer, system akuntansi, sistem produksi dan lain sebagainya.

2.    Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan system buatan manusia (human made system) Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin disebut dengan human-machine system atau ada yang menyebut dengan man-machine system. Sistem informasi merupakan contoh man-machine system, karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.

3.    Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilistic system) Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem komputer adalah contoh dari sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan programprogram yang dijalankan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.

4.     Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan system terbuka (open system) Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak diluarnya. Secara teoritis sistem tertutup ini ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed system (secara relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup). Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya. Karena system sifatnya terbuka dan terpengaruh oleh lingkungan luarnya, maka suatu system harus mempunyai suatu sistem pengendalian yang baik. Sistem yang baik harus dirancang sedemikian rupa, sehingga secara relatif tertutup karena system tertutup akan bekerja secara otomatis dan terbuka hanya untuk pengaruh yang baik saja.

1.1.5    Daur Hidup Sistem

            Siklus hidup sistem (System life cycle) adalah proses evolusioner yang diikuti dalam menerapkan sistem atau subsistem berbasis computer. Siklus hidup sistem sering  disebut sebagai pendekatan air terjun (waterfall approach) bagi pembangunan dan pengembangan sistem. Berikut beberapa fase atau tahapan dari daur hidup suatu sistem yaitu :

1.      Mengenali Adanya Kebutuhan. Sebelum segala sesuatunya terjadi, timbul suatu kebutuhan atau problem yang harus dapat dikenali sebagaimana adanya.Kebutuhan terjadi sebagai hasil perkembangan dari organisasi dan volume yang meningkat melebihi kapasitas dari sistem yang ada. Semua kebutuhan ini harus dapat didefinisikan dengan jelas. Tanpa adanya kejelasan dari kebutuhan yang ada, pembangunan sistem akan kehilangna arah dan efektivitasnya.

2.      Pembangunan Sistem. Suatu proses atau seperangkat prosedur yang harus diikuti untuk menganalisis kebutuhan yang timbul dan membangun suatu sistem dan membangun suatu sistem untuk memenuhi kebutuhan tersebut.

3.      Pemasangan Sistem. Setelah sistem dibangun kemudian akan dioperasikan, peralihan dari tahap pembangunan menuju operasional terjadi pemasangan sistem.

4.      Pengoperasian Sistem. Program computer dan prosedur pengoprasian yang membentuk sistem informasi yang bersifat statis, sedangkan organisasi terus bertumbuh dan mengalami perubahan sehingga sistem informasinya pun harus diperbaiki atau diperbarui.

5.      Sistem Menjadi Usang. Kadang perubahan sistem yang terjadi begitu drastis sehingga tidak dapat diatasi hanya dengan melakukan perbaikan-perbaikan pada sistem yang berjalan. Sehingga organisasi secara ekonomis dan teknis sistem yang ada sudah tidak layak lagi untuk dioperasikan dan membutuhkan sistem yang baru.

1.2     Konsep Dasar Data

            Gordon B. Davis data berkaitan dengan suatu informasi berikut defisinisinya “ Informasi adalah data yang telah diproses kedalam suatu bentuk yang memounyai arti bagi si penerima dan mempunyai nilai nyata dan terasa bagi keputusan saat itu atau keputusan mendatang.”

Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian yang nyata. Jadi dapat disimpulkan bahwa bahan mentah yang diproses untuk menyajikan informasi.

Data juga penting bagi manajemen sebab data digunakan untuk berbagai keperluan :

1. Pengetahuan (Knowledge)
2. Perkiraan ( estimation)
3. Pertimbangan (judgement)
4. Keputusan (decision)

1.2.1        Klasifikasi Data

1. Klasifikasi Data Menurut Jenis Data

a.   Data Hitung(Enumeration/Counting Data0

Data hitung adalah hasil perhitungan atau jumlah tertentu. Yang termasuk data hitung adalah persentase dari suatu jumlah tertentu.

b.   Data Ukur ( Measurement Data)

                        Data ukur adalah yang menunjukan ukuran mengenai nilai sesuatu.

2. Klasifikasi Data Menurut Sifat Data

a.   Data Kuantitatif(Quantitative Data)

Data Kuantitatif adalah data mengenai penggolongan dalam hubungannya dengan penjumlahan.

b.   Data Kualitatif ( Qualitative Data)

Data Kualitatif adalah data mengenai penggolongan dalam hubungan dengan kualitas atau sifat sesuatu.

3. Kualifikasi Data Menurut Sumber Data

a.   Data Internal ( Internal Data)

Data Internal adalah data yang asli.

b.   Data Eksternal (External Data)

Data eksternal adalah data hasil observasi orang lain. Data eksternal terdiri dari 2 jenis, yaitu :

·         Data eksternal Primer ( Primary External Data)

      Data eksternal primer adalah data dalam bentuk ucapan lisan atau tulisan    dari pemiliknya sendiri, yakni oeang yang selalu melakukan observasi      sendiri.

·         Data Eksternal Sekunder ( Secondary External Data)

      Data eksternal sekunder adalah data yang diperoleh bukan dar orang lain    yang melakukan observasi melainkan melalui seseorang atau sejumlah          orang lain.

1.2.2        Nilai Data

1.   Ketelitian Data ( Precision)

Ketelitian suatu data yang ditentukan oleh kecilnya perbedaan, apabila observasi yang menghasilkan data diulangi.

2.   Komparabilitas Data ( Comparability)

Suatu alat timbangan yang secara berulang-ylang menunjukan hasil yang sama belum tentu memberikan data yang “benar”.Alat tersebut mungkin belum distandarisasikan, Suatu ukuran pada hakikatna dilakukan dengan cara membandingkan sesuatu terhadap suatu standar.

3.   Validitas Data ( Validality)

Suatu data dapat saja mempunyai kualitas yang baik, tetapi belum tentu valid , atau berguna, jika tidak menunjang tercapainya tujuan si pemakai (user).

1.2.3        Pengolahan Data

1.   Penyimpanan Data ( Data Strorage)

Penyimpanan data meliputi pekerjaan pengumpulan (filling) , pencarian (searching), dan pemeliharaan (maintenance). Data disimpan dalam suatu tempat yang lazim dinamakan “file”. File ini dapat diberbentuk map, order, disket, tape, hard disk, dan lain sebagaianya. File diartikan sebagai suatu susunan data yang terbentuk dari jumlah catatan (record) yang berhubungan satu sama lain (sejenis) mengenai suatu bidang dalam suatu unit usaha.

File dibagi menjadi 2 jenis yaitu :

a.   File Induk (Master File)

File induk berisi data-data permanen yang biasanya dibentuk satu kali saja dan kemudian digunakan untuk pengolahan data selanjutnya.

b.   File Transaksi ( Detail File)

File transaksi berisi data-data temporer untuk suatu periode atau untuk suatu bidang kegiatan atau suatu periode yang dihubungkan dengan suatu bidang kegiatan.

2.   Penanganan Data ( Data Handling)

Penanganan data meliputi kegiatan seperti pemeriksaan(verifying), perbandingan(comparing), pemilihan (sorting), peringkasan(extracting), penggunaan (manipulating) dan memelihara file ( file maintenance).

1.3              Konsep Dasar Informasi

            Informasi adalah sebuah istilah yang tidak tepat dalam pemakaiannya secara umum. Informasi daoat mengenai data mentah, data tersusun, kapasitas sebuah saluran komunikasi. Suatu sistem yang kurang mendaoatkan informasi akan menjadi luruh,kerdil, dan akhirnya mati. Informasi adalah data yang telat diklarifikasi atau diolah atau interpretasi untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan.

1.3.1        Fungsi dan Siklus Informasi

            Fungsi utama informasi adalah menambah pengetahuan atau mengurangu ketidakpastian pemakai informasi.Informasi yang disediakan bagi pengambil keputusan memberikan suatu kemungkinan faktor risiko pada tingkat-tingkat pendapatan yang berbeda. Fungsi informasi adalah memberikan suatu dasar kemungkinan untuk menanggapi seleksi kepada pengambil keputusan. Fungsi informasi yang penting lainnya adalah memberikan standar-standar, aturan-aturan ukuran, dan aturan-aturan keputusan untuk penentuandan penyebaran tanda-tanda kesalahan dan umpan balik guna mencapai tujuan kontrol.Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat bercerita banyak.

1.3.2        Biaya dan Jenis-Jenis Informasi

1.       Biaya Perangkat Keras

2.       Biaya untuk Analisis, perancangan dan Pelaksanaan Sistem

3.       Biaya untuk tempat dan Faktor-Faktor Kontrol Lingkungan

4.       Biaya Perubahan

5.       Biaya Operasi

            Informasi dalam manajemen diklarifikasikan dalam beberapa bentuk sebagai berikut

1. Informasi berdasarkan Persyaratan

a.       Informasi yang tepat waktu

b.      Informasi yang relevan

c.       Informasi yang relevan

d.      Informasi yang dapat dipercaya

2. Informasi Berdasarkan Dimensi Waktu

a.       Informasi masa lalu

b.      Informasi masa kini

3. Bedasarakan Sasaran

a.       Informasi Individual

b.      Informasi komunitas

1.3.3        Nilai dan Kualitas Informasi

            Nilai informasi ditentukan oleh 2 hal yaitu, manfaat dan biaya untuk mendapatakannya.

Nilai informasi ini didasarkan atas 10 sifat yaitu,

1.       Mudah diperoleh

2.       Luas dan lengkap

3.       Ketelitian

4.       Kecocokan

5.       Ketepatan Waktu

6.       Kejelasan

7.       Keluwesan

8.       Dapat dibuktikan

9.       Tidak ada prasangka

10.   Dapat diukur

            Nilai informasi yang sempurna adalah pengambilan keputusan diizinkan untuk  memilih keputusan optimal dalam setiap hal dan bukan keputusan  “rata-rata” akan menjadi optimal dan untuk menghindari kejadian-kejadian yang akan mengakibatkan suatu kerugian.

Kesalahan merupakan suatu masalah yang sulit karena untuk menyesuaikan tidak mudah. Kesulitan karena kesalahan dapat diatasi dengan :

1. Kontrol intern untuk menemukan kesalahan
2. Pemeriksaan intern dan ektern
3. Penamabahan “ batas kepercayaan” kepada data
4. Intruksi pemakai dalam prosedur pengolahan dan pengukuran agar para pemakai dapat menilai kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi.