Sistem Informasi Manajemen - BAB II

Nama     : Eki Taupik

Jurusan  : Sistem Informasi Manajemen

Smester  : IV

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

BAB II

1. Transformasi Informasi

            Transformasi informasi adalah komponen proses dalam pengelolaan sistem informasi yang berfungsi memproses data menjadi informasi sehingga dapat dihasilkan produk informasi yang diperlukan bagi para pemakai informasi.

Kelancaran dan efisiensi proses ini pada gilirannya akan menentukan jumlah dan mutu produk informasi.Mekanisme pelaksanaan mulai dari pengumpulan data, pengolahan dan analisis, penyajian dan penyebarluasan sampai kegiatan dokumentasi.

Perencanaan informasi yang sesuai dengan kebutuhan organisasi dan sambil mengacu ke depan untuk menghasilkan produk informasi berdaya guna dan berhasil guna . berikut tahapan untuk mencapai tujuan :

1.      Pengumpulan data dan informasi

2.      Pengolahan dan analisis data dan informasi

3.      Penyajian dan penyebarluasan data dan informasi

4.      Penataan dokumentasi dan perpustakaan

            Transformasi informasi pada hakikatnya merupakan suatu proses pengubahan wujud, sifat, dan ciri-ciri data menjadi informasi yang selanjutnya disajikan secara statistika atau secara visual untuk disebarluaskan dan didokumentasikan.Pengumpulan data dilaksanakan sesuai dengan jenis data, objek, dan sumber data serta persiapan pengumpulan data. Persiapan data dilakukan secara teknis dan non teknis.Langkah-langkah pengolahan data terdiri dari sortasi, editing, validasi, dan pemrosesan. Sedangkan dokumentasi berfungsi untuk menyimpan data dan informasi secara sistematis dan cermat dalam bentuk bank data(database), pendokumentasian dapat dilakukan dengan cara lama (file) dan cara baru (kumputerisasi).

B.      Pemakaian informasi

      Pemakaian informasi merupakan suatu komponen yang tak dapat dipisahkan dari pengolahan system informasi itu sendirikarena itulah yang sesungguhnya mendayagunakan produk informasi tersebut sesuai kebutuhan.Proses tranformasi dilaksanakan dalam kegiatan analisis, pemahaman, penilaian dan akhirnya pembuatan keputusan atau tersimpan sebagai pengetahuan yang terstruktur.]Bidang-bidang yang membutuhkan produk informasi ternyata sangat luas , berikut sector-sektor pembangunan yang  membutuhkan produk informasi:

1. BIdang pembangunan Ekonomi, yang meliputi industry, pertanian, tenaga kerja, perdagangan, transportasi, pertambangan, kehutanan, usaha nasional, pariwisata, pos dan telekomunikasi, koperasi pembangunan daerah, kelautan, kedirgantaraan, keuangan, transmigrasi, energy dan lingkungan hidup.
2. Bidang kesejahteraan rakyat, yang meliputi kesejahteraan social, pendidikan, kebudayaan, kesehatan, keluarga sejahtera, kependudukan, anak dan remaja, pemuda, peranan wanita dalam pembangunan bangsa, perumahan dan pemukiman dan olahraga.
3. Bidang agama dan kepercayaan terhadap tuhan yang Maha Esa.
4. Bidang Ilmu pengetahuan dan terknologi, yang meliputi  teknik produksi, teknologi, ilmu pengetahuan terapan, ilmu pengetahuan dasar, dan kelembagaan ilmu pengetahuan dan teknologi.
5. Bidang hokum, yang meliputi materi hukum, aparatur hukum, dan sarana prasarana hukum.
6. Bidang politik, yang meliputi aparatur Negara, penerangan, komunikasi dan media massa, politik dalam negeri, hubungan luar negeri, dan komunikasi media massa.
7. Bidang pertahanan keamanan, yang meliputi rakyat terlatih dan perlindungan masyarakat, dan Angkatan Bersenjata Republik Indonesia (ABRI) dan pendukungnya.

C.      Konsep Dasar Sistem Informasi

            Sistem Informasi adalah suatu system di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan laporan yang diperlukan.

      1.      Komponen Sistem dan Jenis-jenis Informasi

            Sistem Informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok bangunan(buiding block), yang terdiri dari blok masukan, blok model, blok keluaran, blok teknologi, blok basis data, dan blok kendali. Blok tersebut membangun suatu kesatuan untuk mencapai suatu sasaran.

1. Blok Masukan

Input mewakili data yang masuk kedalam system informasi. Input disini termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

2. Blok Model

Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tesimpan dibasis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

3. Blok Keluaran

Produk dari system informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai system.

4. Blok Teknologi

Teknologi merupakan “tool box” dalam system informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari system secara keseluruhan. Teknologi terdiri a=dari 3 bagian utama, yaitu teknisi(brainware), perangkat lunak (software) dan perangkat keras(hardware).

5. Blok Basis Data

Basis data merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu sama lain , yang tersimpan dalm perangkat keras computer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.

6. Blok Kendali

Banyak kendala dalam yang dapat merusak system informasi . Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahawa hal-hal yang dapat merusak system dapat dicegah atau bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.

2.      Perancangan Sistem Informasi

            Perancangan system informasi yang diterjemahkan dari information system planning(ISP) menceritakan bagaimana menerapkan pengetahuan tentang system informasi kedalam organisasi. Oleh karena itu, untuk dapat menerapkan system yang efektif dan efisien diperlukan perancangan,pelaksanaan, pengaturan dan evaluasi sesuai keinginan dan nilai masing-masing organisasi.

Guna system yang efektif dan efisien tidak lain untuk mendapatkan keunggulan dalam kompetisi. Semua orang dapat menggunakan sisrem informasi dalam organisasi,tetapi factor efisiensi setiap system berbeda. Perubahan system baik besar maupun kecil, selalu akan melalui tingkatan-tingakatan sebagai berikut :

Tingkat I         : Ide, mengetahui perlu adanya perubahan

Tingkat II        : Desain, merancang cara pemecahannya

Tingkat III      : Pelaksanaan, menerapkan design kedalam system

Tingkat IV      : Kontrol, memeriksa tingkat pelaksanaan dijalankan sesuai dengan desain

Tingkat V        : Evaluasi, memeriksa apakah perubahan yang terjadi sesuai dnegan tujuan semula

Tingkat VI      : Tindak lanjut, melaksanakan perubahan sesuai dnegan hasil evaluasi yang ada

Oleh karena itu, bahan perencanaan system informasi yang akan dibahas berkisar pada keempat tingkatan ini

                                    IDE è DESIGNè PELAKSANAANè EVALUASI

3.      Pengelolaan Sistem Informasi

            Pengelolaan system informasi adalah bagian yang tak dapat dipisahkan daru studi manajemen, sebagaimana halnya pengelolaan ketenagaan, keuangan, organisasi dan tata laksana. Barang kali dapat diasumsikan, pengeolaan system informasi merupakan factor kunci bagi pelaksaanaan dan keberhasilan manajemen.

Peran informasi semakin luas dan kompleks serta bervaritas tinggi sehubungan dengan upaya peningkatan kredibilitas system informasi dan pemanfaatannya dalam rangka pengembangan sumber daya manusia serta pemanfaatan kemajuan di bidang ilmu pengetahuan dan teknologi dalam system komunikasi untuk menyebarluaskan informasi terpilih, yang akhirnya memberikan dampak bagi peningkatan produktivitas dan mutu program.

Kualifikasi kemampuan tenaga yang diperlukan harus dirumuskan secara jelas sehingga dapat disajikan kedalam pasar tenaga kerja dengan informasi yang lengkap. Pengadaan pembiayaan serta pendayagunaannya akan berlangsung lancer dan efisien jika ditata dalam system informasi perbanka  yang tepat.

Pemimpin yang efektif bertugas dan bertanggung jawab mengelola system informasi dalam rangka proses manajemen dan pelaksanaan fungsi-fungsi manajeme.Dalam rangka pelaksaan SIM diperlukan pengelolaan Sistem Informasi. Artinya, konsep yang terakhir lebih sempit dan bersifat teknis guna mendaratkan SIM dilapangan. Akan tetapi pengelolaan system informasi merupakan bagian yang tak terpisahkan dan terpadu didalam konsep SIM itu sendiri.

4.      Pengendalian Sistem Informasi

            Pengelolaan system informasi perlu memahami dan memiliki keterampilan manajerial dalam melaksakan kegiatan pengendalian system informas, yaitu :

1. Kemampuan mengendalikan kegiatan perencanaan informasi
2. Kemampuan mengendalikan proses transformasi informasi
3. Kemampuan mengendalikan organisasi pelaksaan system informasi
4. Kemampuan melaksanakan kegiatan koordinasi, agar terjamin kelancaran pelaksaan pengelolaan system informasi guna mendukung keberhasilan program organisasi.

Kedudukan dan fungsi system informasi berada pada titik sentral. Dalam hubungan inilah, perlu mendapat perhatian dengan mempelajari upaya-upaya pengendalian terhadap :

1. Kegiatan perencanaan informasi

2. Kegiatan transformasi informasi

3. Kegiatan pengorganisasian pelaksanaan system informasi

4.Kegiatan koordinasi dalam pelaksanaan system informasi

Pengendalian bertujuan menjamin kelancaran pelaksanaan pengelolaan dan produk-produk informasi, baik dari segi kualitas, kuantitas dan ketapatan waktunya.Pengendalian system informasi dilaksanakan melalui pengawasan dan pembinaan.Pengawasan dilakukan, baik secara langsung yakni ditempat dilaksanakannya system informasi itu, maupun secara tak langsung melalui laporan-laporan secara tertulis dan secara lisan. Pembinaan dilaksanakan melalui kegiatan-kegiatan pelatihan, pengkajian, bimbingan teknis dan kerjasama internal dan eksternal.

5.       Penilaian Sitem Informasi

            Fungsi utama dari penilaian informasi adalah menyediakan informasi sebagai bahan pertimbangan untuk membuat keputusan. Siapapun dapat membuat keputusan setelah memperoleh informasi hasil penilaian sesuai dengan tugas dan fungsinya dalam bidang pekerjaan yang ditekuni, seperti pemimpin, pelaksana, penyuluh, pelatih, tenaga teknis dan sebagainya.

Semua bentuk keputusan itu membutuhkan informasi dan hasil penilaian yang telah dipertimbangkan secara rasional dan logis objektif. Penilaian merupakan suatu komponen yang penting dalam pengelolaan sistem informasi.

Masing-masing komponen tersebut menuntut adanya penilaian. Sehubungan dengan hal tersebut, maka ditentukan 3 strategi dalam sistem informasi :

1. Strategi penilaian masukan, yang bertujuan menilai perencanaan informasi yang disusun berdasarkan kebutuhan informasi yang nyata.
2. Strategi penilaian proses, yang bertujuan menilai pelaksanaan transformasi informasi mulai dari pengumpulan data, pengolahan, analisis dan penilaian, penyajian dan penyebarluasan, dan komunikasi yang secara keseluruhan merupakan suatu proses yang berkesinambungan.
3. Srategi penilaian produk, yang bertujuan menilai produk-produk informasiyang dihasilkan oleh sistem informasi.

Berdasarkan hasil penilaian dapat dibuat keputusan yang tepat dan objektif tentang berbagai kegiatan pengelolaan sistem informasi tentang :

1.      Derajat keakuratan informasi yang diperoleh berdasarkan kebutuhan lapangan secara nyata.

2.      Perencanaan informasi yang bermutu, artinya memenuhi persyaratan yang ditetapkan bagi suatu rencana informasi yang baik.

3.      Pelaksanaan kegiatan transformasi data dan informasi berdasarkan prosedur yang tepat dan benar.

4.      Jenis dan mutu produk informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi.

Keseluruhan hasil penilaian produk informasi tersebut pada gilirannya menjadi umpan balik terhadap komponen-komponen dalam sistem informasi.Berikut 3 komponen yang menjadi komponen utama dalam suatu kriteria penilaian :

a.       Penilaian perencanaan informasi

b.       Penilaian transformasi informasi

c.       Penilaian produk informasi

Penilaian terhadap komponen-komponen tersebut dilakukan dengan menggunakan perangkat kriteria sebagai indikator guna memudahkan pelaksanaan penilaian itu sendiri.